Wero über SoftPOS einziehen

Eine offene Ladenkasse, umgangssprachlich auch als „Zigarrenkiste“ bezeichnet, besteht in der Praxis zumeist aus einer Geldkassette auf der Bezahltheke. Offen ist die Kasse natürlich nur für den Händler, die Kundschaft darf da nicht hineingreifen.

Offene Ladenkassen sind zulässig

Offene Ladenkassen sind in Deutschland grundsätzlich zulässig. Es besteht (noch) keine Pflicht zur Nutzung eines elektronischen Kassensystems, auch nicht für kleine Einzelhändler. Allerdings unterliegt auch diese Form der Kassenführung gesetzlichen Anforderungen. Diese Vorschriften müssen eingehalten werden:

• Abgabenordnung (AO)
• Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Aufzeichnungen (GoBD).

Einzelaufzeichnungspflicht

Grundsätzlich verlangt das Steuerrecht, dass jeder einzelne Geschäftsvorfall aufgezeichnet wird. Bei einer offenen Ladenkasse gibt es jedoch eine praktische Erleichterung: Wenn viele Barverkäufe an nicht bekannte Kunden stattfinden, wie es im typischen Einzelhandel der Fall ist, darf auf die Einzelaufzeichnung verzichtet werden. In diesem Fall genügt eine tägliche Zusammenfassung der Einnahmen, sofern diese nachvollziehbar ermittelt wird.

Ein Händler muss allerdings sämtliche Belege sammeln und aufbewahren, die seine Geschäftstätigkeit betreffen. Dazu zählen insbesondere:

• Eingangsrechnungen von Lieferanten
• Ausgangsrechnungen an Kunden, sofern Rechnungen erstellt werden
• Kassenbons und Quittungen
• Bankbelege wie Kontoauszüge
• Verträge, etwa mit Vermietern oder Dienstleistern
• Lieferscheine und Bestellunterlagen

Für jede Buchung ein Beleg, notfalls ein Eigenbeleg

Wichtig ist, dass jeder Buchung ein Beleg zugeordnet werden kann. Fehlt ein Originalbeleg, sollte ein Eigenbeleg erstellt werden, der den Vorgang nachvollziehbar dokumentiert.

Kassenbericht statt Kassenbuch

An die Stelle der Einzelaufzeichnungen tritt bei der offenen Ladenkasse der tägliche Kassenbericht. Dieser muss zwingend auf einem tatsächlichen Kassensturz beruhen. Das bedeutet, dass der Bargeldbestand am Ende des Tages gezählt wird. Ausgehend vom Anfangsbestand, den Ausgaben und eventuellen Einlagen wird dann die Tageseinnahme rechnerisch ermittelt. Eine bloß rechnerische Fortschreibung ohne tatsächliches Zählen des Bargelds ist nicht zulässig und wird bei Prüfungen beanstandet.

Anforderungen an die Buchführung

Die Buchführung muss vollständig, richtig und zeitgerecht erstellt werden. Außerdem muss sichergestellt sein, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. In der Praxis bedeutet das, dass Aufzeichnungen nicht einfach überschrieben werden dürfen. Auch einfache Excel-Tabellen genügen den Anforderungen oft nicht, wenn keine Änderungsprotokolle vorhanden sind. Handschriftliche Aufzeichnungen sind hingegen erlaubt, solange sie sauber und nachvollziehbar geführt werden.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung

Zu den sogenannten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung gehören insbesondere:

• Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht unbemerkt verändert werden
• Vollständigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen lückenlos erfasst werden
• Richtigkeit: Die Aufzeichnungen müssen sachlich korrekt sein
• Zeitgerechte Erfassung: Einnahmen und Ausgaben sind zeitnah zu verbuchen
• Nachvollziehbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss die Buchführung verstehen können

Die Aufbewahrungspflichten für den Handel

In Deutschland müssen Händlerinnen und Händler steuerrechtlich relevante Unterlagen gemäß § 147 AO und § 257 HGB aufbewahren. Die Aufbewahrungsfristen sind dabei unterschiedlich:

• 8 Jahre Aufbewahrungsfrist für Kassenberichte, Belege für Einnahmen und Ausgaben, organisatorische Dokumente wie Preislisten.
  Hinweis: Die Aufbewahrungsfrist für bestimmte Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen) wurde durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV) zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Neuregelung gilt für Belege, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Für Jahresabschlüsse und Bilanzen bleibt es bei zehn Jahren
• 10 Jahre für Jahresabschlüsse und Bilanzen.
• 6 Jahre Aufbewahrungsfrist für Handels- und Geschäftsbriefe sowie E-Mails.
• Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der Entstehung.

Offene Ladenkasse – typische Probleme

In der Praxis treten bei offenen Ladenkassen immer wieder ähnliche Fehler auf. Dazu gehören fehlende tägliche Kassenstürze, nachträglich erstellte Kassenberichte oder rechnerisch negative Kassenbestände, die tatsächlich nicht vorkommen können. Auch unvollständige Belege sind ein häufiges Problem. Solche Mängel können dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung verwirft und Einnahmen schätzt – selten zum Vorteil des Händlers. Daraus können Steuernachzahlungen und im schlimmsten Fall auch strafrechtliche Konsequenzen entstehen.

Kassen-Nachschau

Das Finanzamt ist berechtigt, unangekündigt eine sogenannte Kassen-Nachschau durchzuführen. Dabei wird direkt vor Ort geprüft, ob die Kassenführung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und ob der tatsächliche Bargeldbestand mit den Aufzeichnungen übereinstimmt. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich in § 146b der Abgabenordnung.

Offene Ladenkasse – Fazit

Die offene Ladenkasse ist rechtlich erlaubt, stellt aber den Händlern Anforderungen an Disziplin und Genauigkeit in der täglichen Praxis. Entscheidend ist vor allem, dass der Kassenbestand täglich gezählt wird und die daraus abgeleiteten Kassenberichte vollständig und nachvollziehbar sind. Wer diese Pflichten ernst nimmt, kann auch ohne elektronische Kasse rechtssicher arbeiten. Wer sie vernachlässigt, setzt sich hingegen Risiken aus.